Job description
Le/La Secrétaire du Directeur Général est placé(e) sous l'autorité directe du Directeur Général. Mission principale : Assurer l'assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle du Directeur Général afin de faciliter la gestion quotidienne de ses activités, garantir une communication efficace et veiller à la confidentialité des informations stratégiques de l'institution. Responsabilités principales : - Gestion de l'agenda et des rendez-vous : organiser et mettre à jour l'agenda du Directeur Général ; planifier les réunions, audiences et déplacements ; assurer le suivi des échéances et rappeler les rendez-vous importants. - Gestion administrative : rédiger, mettre en forme et classer les courriers, notes de service, comptes rendus et rapports ; assurer le traitement du courrier entrant et sortant ; gérer les archives physiques et numériques du cabinet du Directeur Général ; préparer les dossiers nécessaires aux réunions et prises de décision. - Accueil et communication : accueillir les visiteurs et partenaires ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; assurer la liaison entre le Directeur Général et les différents services de la microfinance ainsi qu'avec les partenaires externes. - Organisation des réunions : préparer les convocations et les supports de réunion ; rédiger les procès-verbaux et comptes rendus ; assurer le suivi de l'exécution des décisions prises. - Gestion des déplacements : organiser les missions du Directeur Général ; effectuer les réservations nécessaires (transport, hébergement, salles de réunion) ; préparer les documents administratifs liés aux déplacements. - Confidentialité : garantir la confidentialité des informations, documents et décisions de la Direction Générale ; veiller à la sécurité des dossiers sensibles. - Suivi administratif : assurer le suivi des correspondances nécessitant une réponse ; tenir à jour les tableaux de bord administratifs ; effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur Général dans le cadre de ses fonctions.
Requirements
- Formation : Bac +2 à Bac +3 en Secrétariat de direction, Assistant de direction, Administration, Gestion ou domaine équivalent. - Expérience : minimum 2 années dans un poste similaire, idéalement au sein d'une institution financière ou d'une microfinance. - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Bonne capacité rédactionnelle et excellente organisation administrative. - Maîtrise des techniques de classement et d'archivage. - Bonne expression écrite et orale en français ; la connaissance de l'anglais constitue un atout. - Grande discrétion et sens de la confidentialité, rigueur et sens de l'organisation. - Excellente présentation, courtoisie et sens du service. - Capacité à gérer les priorités et le stress, esprit d'initiative et autonomie. - Bon relationnel et aptitude à travailler en équipe.